APRENDE A SER MÁS PRODUCTIVO CON ESTAS CLAVES

Conoce las ideas fundamentales, los enemigos a evitar y las recomendaciones a seguir para mejorar tu productividad

Una de las cosas que más me entusiasman de tener mi propio proyecto es la libertad de poder participar en iniciativas, eventos y actividades que me permiten seguir creciendo tanto personal como profesionalmente.

Esta semana, por ejemplo, he tenido la suerte de poder asistir una jornada profesional organizada por la  Asociación Interim Management España , AIME, de la que soy socia.

En este encuentro, además de presentar a los asistentes la figura del Interim Manager, tuvimos el privilegio de disfrutar de una presentación sobre productividad impartida por Francsico Paez . Conozco a Francisco desde hace años, y puedo afirmar sin temor a equivocarme que es una autoridad legítima en el de la productividad.

Escribo este artículo para compartir los puntos que encuentro más interesantes y para reflexionar sobre ellos.

Francisco compartió con nosotros tres ideas clave:

1. La gestión del tiempo es un asunto colectivo:

Puesto que vivimos en una sociedad, estamos rodeados de personas, tanto en el entorno profesional como en el personal. Por tanto, es de vital importancia tener conversaciones con ellas para compartir nuestras inquietudes sobre la gestión del tiempo y la productividad, estableciendo las reglas o los acuerdos necesarios para que nuestro sistema de rutinas y tareas sea conocido, entendido y, sobre todo, respetado.

2. La productividad se basa en 3 recursos: tiempo, energía y atención.

A menudo cometemos el error de tener en cuenta solo el tiempo como único recurso para medir la productividad. Sin embargo, contar con la energía y atención es imprescindible también a la hora de planificar tu actividad. Sin los tres, es probable que llenes tu día con más tareas de la cuenta, puesto que en nuestra mente las cosas suelen costar menos de lo que realmente cuestan. Puede pasar que tengas el tiempo, pero tu cabeza y/o tu cuerpo no den más de sí. Y cuando planificas por encima de tus posibilidades, las consecuencias son frustración, insatisfacción, sensación de incapacidad y estrés.

Para mí, darme cuenta de que efectivamente hay que tener en cuenta los tres recursos ha sido esclarecedor y también liberador.

3. Vaciar tu mente es un buen comienzo

Tan sencillo como anotar las tareas en el lugar que elijas (recomendable que sea digitalmente). Al anotarlo, una cosa menos que tienes que esforzarte por recordar, el clásico pensamiento “que no se me olvide …”, que repetido y sostenido en el tiempo es agotador. Además, a mi lo que me pasa es que cuando tengo las tareas solo en mi cabeza, parecen más numerosas que cuando las anoto. Es un gran liberador de estrés. ¡Te lo recomiendo!

Además de estas tres ideas claves, Francisco también destacó los 4 enemigos de la productividad:

1. Las interrupciones

Lamentablemente están muy extendidas y aceptadas en nuestra cultura. Darnos cuenta de que son un enemigo de la productividad y cambiar este hábito requiere un gran esfuerzo, que en mi opinión vale la pena.

Es importante que comuniques a las personas que te rodean cuál va a ser tu metodología. Por ejemplo, que en una determinada franja horaria de 90-120 minutos vas a estar concentrado en una tarea, por lo que no se te pueden interrumpir.

Por supuesto, cuando comunicas una pauta, debes ser muy estricto en su cumplimiento, de lo contrario no servirá.

Una de las interrupciones más extendidas en estos tiempos son las notificaciones de los dispositivos. El día que las desactivé todas, mi vida cambió para siempre. El nivel de estrés y de alerta al desactivar las notificaciones baja considerablemente. Pero no me creas a mí, ¡compruébalo por tu mismo!

2. Los imprevistos

Si te fijas, verás que todos los días suele haber algún imprevisto. Si te tomas el tiempo para hacer un seguimiento, verás que de media dedicas x minutos al día para imprevistos. ¡Acéptalo, deja de luchar, van a pasar!

Pista, ¡planifica tu agenda reservando ese tiempo! De lo contrario, no podrás cumplir con tu programación o deberás dedicarle más tiempo y energía con el consiguiente efecto en tu salud.

3. Las urgencias

Este es otro de los clásicos en nuestra cultura empresarial. Todo es urgente. Lo importante pero no urgente, lo dejamos hasta que se convierte en urgente, dedicándole menos tiempo y de menor calidad que el necesario.

Es recomendable parar para tomar consciencia de la importancia y urgencia de los proyectos o tareas a realizar.

4. Los ladrones de tiempo

Francisco los clasifica en externos (teléfono, interrupciones, sistemas organizativos de la información aislados y estancos) e internos (desorganización y desorden, indecisión, exceso de perfeccionismo, preocupaciones).

Como he comentado anteriormente, es recomendable quitar las notificaciones, bloquear tiempo para la concentración, poner límites, etc.

Y en último lugar, Francisco nos regaló seis consejos:

1. Prioriza las tareas.

Asegúrate al final del día de marcar las prioridades para el día siguiente, empezar por lo más importante, incluso si es lo más difícil.

2. Elimina lo que no debería hacerse

Tan crucial como la lista de “to do”, es la lista “not to do”.

Productividad no es hacer muchas cosas, sino eliminar todo lo que no tiene que hacerse.

3. Evita la procrastinación

Si hay alguna tarea a la que evitas enfrentarte por el motivo que sea, es muy importante dar un primer paso, por pequeño que sea. Puedes empezar por dedicarle 5 minutos, a partir de ahí es probable que todo fluya mejor.

4. Optimiza tus herramientas de trabajo

Podríamos resumirlo en “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”

Francisco recomienda crear un sistema de información con las siguientes herramientas. E-mail, calendario, notas, contraseñas, archivos, gestor de tareas.

5. Usa un gestor de tareas

Como he comentado anteriormente, vacía tu cabeza de “que no se me olvide…”, regístralo en un gestor de tareas.

6. Aprende a decir “no”

Hay algunas personas que tienen dificultades para decir que no, y van cargándose de tareas, compromisos, cargas. Atreverse a decir no con empatía y asertividad es otra de las cosas que te ayudan a mejorar tu productividad. Adicionalmente reduce el nivel de estrés.

Algunas de las claves propuestas por Francisco son muy sencillas y rápidas de aplicar. Otras, pueden requerir algo más de tiempo. Mi recomendación es que lo enfoques como un proceso, no como un evento que sucede un día concreto. Si vas dando pasos cada día, al cabo de un año verás un enorme progreso.

Por mi parte, considero también esencial tomar conciencia de nuestros hábitos. En este sentido, te invito a que te observes, y vayas dándote cuenta de tus comportamientos. Te reto a que vayas un paso más allá; ¡hazte preguntas! Por ejemplo: ¿para qué tengo las notificaciones activas? ¿para qué cojo llamadas cuando estoy reunido o concentrado en una tarea? ¿quién sería yo si no tuviera la mesa llena de papeles? ¿qué pensaría de mi si no estuviera siempre estresado? ¿Cómo sería tener cada cosa en su sitio y poder disfrutar de más tiempo para cuidarme?

Estas preguntas te pueden ayudar a identificar creencias que te hacen tener comportamientos que reducen tu productividad.

Espero que este artículo te haya servido de ayuda. Te animo a que me escribas y me lo cuentes o me pidas ayuda si necesitas seguir mejorando la manera en la que afrontas tu día a día en el trabajo.